働き方改革が叫ばれる昨今、業務効率化のためにプロジェクト管理ツールが多くの企業から注目されています。そこで本記事では、プロジェクト管理ツールの基本を解説した上で、プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイントやおすすめのプロジェクト管理ツールなどについても説明します。 

　　

　　

プロジェクト管理ツールとは 

　　

プロジェクト管理ツールとは管理業務を効率化するためのツールです。具体的には、スケジュール管理や進捗管理、課題管理などの業務をプロジェクト管理ツールによって効率化することができます。 

プロジェクト管理ツールが普及する以前はカレンダーツールでスケジュール管理を行い、Excelで進捗管理を行うといったように、さまざまなツールを活用してプロジェクト管理を行うことが一般的でした。しかし、こうした方法だと複数のツールにアクセスする必要があるため、時間と手間がかかります。また、過去の履歴を見返せないといった問題が発生するケースも少なくありません。 

そこでプロジェクト管理ツールを導入することにより、タスクの進捗や社員のスケジュールを一目で確認できるようになり、プロジェクト管理業務全般を効率化することができます。 

　　

プロジェクト管理ツールの主な利用目的と使用シーン 

プロジェクト管理ツールを利用する目的、及び利用シーンは以下の通りです。 

●プロジェクトにおける複数の課題、及びタスクの進捗を一括で管理したい 
●プロジェクトメンバーとプロジェクトに関係する情報や書類などを手軽に共有したい 
●各メンバーの進捗状況やタスクの量を全体で共有したい 
●承認フローを自動化したい 
●タスクや納期を分かりやすく管理し、締切日の数日前にリマインドを送りたい 
●プロジェクトにおける複数の課題、及びタスクの進捗を一括で管理したい 
●プロジェクトメンバーとプロジェクトに関係する情報や書類などを手軽に共有したい 
●各メンバーの進捗状況やタスクの量を全体で共有したい 
●承認フローを自動化したい 
●タスクや納期を分かりやすく管理し、締切日の数日前にリマインドを送りたい 

上記のような悩みを抱えている人にはプロジェクト管理ツールがおすすめです。

　　

　　 

プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイント  

　　

プロジェクト管理ツールを選ぶ際は、以下4つのポイントを踏まえて選ぶことをおすすめします。 

●ツールタイプ(クラウド・非クラウド） 
●費用 
●機能 
●インターフェース 

それぞれの特徴を説明します。 

　　

【ツールタイプ】プロジェクト管理ツールの選び方 

ツールタイプはクラウド型とインストール型の二種類があります。クラウド型はデータをクラウド上で保存するのに対し、インストール型はパソコン上でデータを保存します。 

クラウド型は他社との連携プロジェクトの際にも情報のやりとりがしやすく、さまざまなツールと相互性があります。また、パソコンが破損してもデータ自体は守られます。 

インストール型の場合は、セキュリティをはじめとする外的要因でシステムの仕様が制限されることは基本的にありません。また、インストール型の製品にはネット環境がなくても利用できるものが多いです。 

クラウド型とインストール型の強みは表裏一体になっているので、プロジェクトの内容や自社の目的や利用用途に適した方を選んでください。 

　　

【費用】プロジェクト管理ツールの選び方 

プロジェクト管理ツールには一部機能のみを利用できる無料版とツールの全てを利用できる有料版があります。予算を立てた上で、利用したい機能やプロジェクトに携わるメンバーの人数などを考慮しながら決めましょう。また、プロジェクト管理ツールの中にはお試し期間中は無料で利用できるものもありますので、実際に使ってみることをおすすめします。 

　　

【機能】プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールと一括りでいっても、それぞれ搭載されている機能は異なります。タスク管理、カレンダー、ガントチャート、チャットなどは基本機能となっているケースが多いですが、製品によって搭載されているツールは多少異なります。 

　　

【インターフェース】プロジェクト管理ツールの選び方

インターフェースは使い勝手に大きく影響するため、導入前にデモなどで確認してから選びましょう。 

リモートワークがメインの企業の場合、チャット機能が充実しているツールやメッセージ機能が見やすいツールがおすすめです。また、ITエンジニアとのやり取りが多いプロジェクトではスケジュール管理、タスク管理の自由度が高く、記入欄が多いツールがおすすめといえるでしょう。自社やプロジェクトに合った利用しやすいインターフェースを見つけてください。 

　　

　　

おすすめのプロジェクト管理ツール  

　　

Trello 

Trello は世界各国で利用されており、ユーザー数は100万人に上ります。シンプルで使いやすいため、機械操作が苦手な人であっても比較的簡単に慣れることができるでしょう。 

Telloを導入すれば、複数人でのタスク作業の管理負担が軽減され、チームメートと進捗具合を共有できます。また、カードを開けば、メッセージ、期限、チェックリスト、添付ファイルを確認できます。 

Telloには無料プランがあるため、プロジェクト管理ツールを試しに導入してみたい場合や、プロジェクト管理に関わる業務の一部について管理ツールを活用してみたい企業にもおすすめです。 

　　

Wrike 

Wrikeを導入することで、業務内容と進捗状況を簡単に可視化できるようになります。部門ごとのみならず、部門の枠を越えたコラボレーションの促進が可能な点もWrikeの特徴といえるでしょう。 

また、Wrikeはあらゆる業界にフィットするカスタマイズ性に優れています。タスクに設定するステータスをカスタマイズすることで、プロジェクトや部門、業務に合ったワークフローを作成できます。カスタマイズ性の高さは業界、及び業種を選ばず、Wrikeが導入されている理由の一つといえます。

　　 

Stock 

Stockは従来のツールとは比較にならない圧倒的な使いやすさをウリにしています。Stockが提供しているツールは現場社員と経営層の両方から支持されています。 

Stockはチームでの連絡がチャットだと埋もれていき、ファイルだと管理が面倒といった問題を解消するために開発されたツールです。そのため、複数人でのやりとりに便利な機能やデザインとなっています。 

Stockでは画像や写真などを含め、「これ以上なくシンプル」にチームの情報をストックできます。また、タスク管理やメッセージのやりとりも簡単に行えます。 

　　

　　

まとめ  

プロジェクトにおいて、タスク管理やメンバーのスケジュール調整などはプロジェクトを円滑に進めていくための重要な業務です。プロジェクト管理業務のミスが頻発したり、管理に手間がかかるとプロジェクトの成果にも悪影響がでかねません。プロジェクト管理ツールを活用することで、プロジェクトに関する管理を正しく、かつ正確に行うことができます。また、管理の手間が省けると社員が本来注力すべき業務に集中できるようになります。プロジェクト管理が煩雑になっていたり、社員の生産性向上に悩みを抱えている方はプロジェクト管理ツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。